La presente Política de Privacidad tiene por objeto informar a los usuarios de la Plataforma de Gestión de Jornada de Wit Solutions SLU (en adelante, la "Plataforma" o la "Aplicación") sobre el tratamiento de datos personales realizado mediante la misma.

La Plataforma permite a las empresas usuarias gestionar el registro de la jornada laboral de sus trabajadores, así como administrar los diferentes perfiles de acceso y las funcionalidades asociadas al servicio.

La Plataforma puede ser utilizada por diferentes perfiles de usuario, entre ellos:
• Administradores de la empresa.
• Inspectores o usuarios con funciones de supervisión.
• Trabajadores.
• Otros usuarios autorizados por la empresa.

El tratamiento de los datos personales derivados del registro de jornada se realiza, con carácter general, por cuenta de la empresa que utiliza la Plataforma y que determina las finalidades y medios del tratamiento.

Esta Política debe interpretarse conjuntamente con el Aviso Legal y la Política de Cookies de la Plataforma.

2.1. Empresa usuaria como responsable del tratamiento: La empresa que utiliza la Plataforma para gestionar el registro de jornada de sus trabajadores será, con carácter general, la responsable del tratamiento de los datos personales tratados en relación con dicho registro. Corresponde a dicha empresa determinar las finalidades del tratamiento, las categorías de usuarios, los datos necesarios, los plazos de conservación y las condiciones de acceso, dentro de lo establecido por la normativa aplicable. La información específica sobre la identidad de la empresa responsable y sobre el tratamiento de los datos podrá facilitarse al trabajador o usuario por la propia empresa.

2.2. Wit Solutions como encargado del tratamiento: Cuando Wit Solutions presta a la empresa el servicio de Plataforma de Gestión de Jornada y trata datos personales por cuenta de esta, actúa como encargado del tratamiento. Wit Solutions tratará los datos de acuerdo con las instrucciones documentadas de la empresa responsable y en los términos establecidos en el correspondiente Contrato o Anexo de Encargo de Tratamiento. Wit Solutions no determina, con carácter general, las finalidades para las que la empresa utiliza los datos de sus trabajadores ni utilizará dichos datos para fines propios incompatibles con las instrucciones de la empresa responsable.

La Plataforma puede ser utilizada por distintas categorías de usuarios.

3.1. Trabajadores: Los trabajadores pueden acceder directamente a la Plataforma mediante sus credenciales personales de acceso. En función de las funcionalidades habilitadas por la empresa, podrán utilizar la Plataforma para realizar las operaciones relacionadas con el registro de su jornada laboral.

3.2. Administradores: Los administradores autorizados por la empresa pueden disponer de funcionalidades adicionales para gestionar usuarios, consultar información y administrar determinados aspectos relacionados con el registro de jornada.

3.3. Inspectores: Los usuarios que dispongan de perfil de inspector podrán acceder a las funcionalidades y datos que la empresa haya habilitado para dicho perfil. El alcance de sus permisos estará determinado por la configuración de la empresa y por las funciones que tengan asignadas.

3.4. Revendedores y personal de soporte: Cuando la empresa haya contratado el servicio a través de un revendedor, determinados usuarios autorizados del revendedor podrán disponer de acceso a la Plataforma para realizar tareas de administración, soporte o asistencia técnica. El acceso se limitará a las empresas que tengan asignadas y a las funcionalidades necesarias para las tareas autorizadas. Cuando dicho acceso implique el tratamiento de datos personales por cuenta de la empresa, se realizará conforme al régimen de encargado y, cuando corresponda, subencargado del tratamiento establecido contractualmente.

Las categorías concretas de datos dependerán de la configuración de la Plataforma y de las funcionalidades contratadas por cada empresa.

4.1. Datos identificativos: Pueden incluir:
• Nombre y apellidos.
• Identificador de usuario.
• Identificador interno del trabajador.
• Datos profesionales.
• Empresa a la que pertenece el usuario.

4.2. Datos de contacto: Cuando sean necesarios para la gestión de la cuenta, pueden tratarse:
• Dirección de correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Otros datos de contacto proporcionados por la empresa.

4.3. Datos de acceso y autenticación: Para permitir el acceso seguro a la Plataforma pueden tratarse:
• Nombre de usuario.
• Credenciales de acceso.
• Información relacionada con la autenticación.
• Registros de acceso.
• Información técnica asociada a la sesión.

Las contraseñas deberán almacenarse mediante mecanismos de seguridad adecuados y no en texto claro.

4.4. Datos relacionados con el registro de jornada: La Plataforma puede tratar información relacionada con la jornada laboral de los trabajadores, incluyendo, según la configuración contratada por cada empresa:
• Fecha y hora de inicio de la jornada.
• Fecha y hora de finalización.
• Pausas o interrupciones registradas.
• Correcciones o modificaciones de los registros.
• Incidencias relacionadas con los registros.
• Usuario que realiza o modifica un registro.
• Fecha y hora de determinadas modificaciones.
• Información de localización asociada al fichaje, cuando la funcionalidad de geolocalización se encuentre habilitada.
• Datos de localización: ubicación del dispositivo obtenida exclusivamente en el momento en que se realiza un fichaje, cuando la funcionalidad de geolocalización haya sido habilitada por la empresa.

La información concreta tratada dependerá de las funcionalidades contratadas y configuradas por cada empresa.

4.5. Geolocalización asociada al fichaje: La Plataforma dispone de una funcionalidad que permite asociar al registro de jornada la ubicación del dispositivo desde el que se realiza un fichaje. Esta funcionalidad únicamente estará disponible cuando haya sido habilitada previamente por la empresa responsable del tratamiento. Cuando la funcionalidad esté habilitada, el trabajador deberá permitir el acceso a la ubicación de su dispositivo para que esta pueda ser obtenida durante el fichaje. La Plataforma únicamente obtiene y registra la información de ubicación en el momento concreto en que el trabajador realiza un fichaje.

Por tanto:
• No se realiza un seguimiento continuo de la ubicación del trabajador.
• No se obtiene la ubicación durante el período comprendido entre dos fichajes.
• La Plataforma no mantiene activa una función de localización permanente del trabajador.
• La ubicación se obtiene exclusivamente en relación con el fichaje que se está realizando.
• La información de ubicación obtenida queda asociada al correspondiente registro de jornada.

La información de geolocalización podrá utilizarse por la empresa responsable para las finalidades relacionadas con el registro y control de la jornada laboral, dentro de los límites establecidos por la normativa aplicable. La empresa responsable deberá informar previamente a los trabajadores sobre la utilización de esta funcionalidad, su finalidad, el momento en que se obtiene la ubicación y los demás aspectos exigidos por la normativa de protección de datos. Wit Solutions, en su condición de encargado del tratamiento cuando corresponda, tratará estos datos conforme a las instrucciones de la empresa responsable y no utilizará la información de geolocalización para finalidades propias incompatibles con dichas instrucciones.

4.6. Datos de actividad y trazabilidad: La Plataforma puede generar registros necesarios para garantizar la seguridad, trazabilidad y correcto funcionamiento del servicio. Estos pueden incluir:
• Fecha y hora de acceso.
• Identificador del usuario.
• Acciones realizadas.
• Modificaciones efectuadas.
• Información técnica.
• Registros relacionados con incidencias y seguridad.

La Plataforma no está diseñada, con carácter general, para solicitar datos pertenecientes a categorías especiales de datos personales.

La empresa responsable deberá evitar introducir en la Plataforma información que no sea necesaria para las finalidades relacionadas con la gestión del servicio y el registro de jornada.

Cuando excepcionalmente pueda resultar necesario tratar información que pertenezca a categorías especiales de datos, la empresa responsable deberá garantizar que existe una base jurídica y una condición específica que permitan dicho tratamiento.

Los datos personales tratados mediante la Plataforma pueden proceder de:
• El propio trabajador o usuario.
• La empresa responsable del tratamiento.
• Administradores autorizados por la empresa.
• Usuarios con perfil de inspector.
• Revendedores o colaboradores autorizados, cuando intervengan en tareas de administración o soporte.
• La actividad desarrollada por los usuarios en la propia Plataforma.
• Registros técnicos generados automáticamente por los sistemas.

Los datos personales podrán ser tratados, según corresponda, para las siguientes finalidades:

7.1. Registro de jornada laboral: Gestionar y conservar los registros de jornada de los trabajadores conforme a las instrucciones de la empresa responsable y a la normativa laboral aplicable.

7.2. Gestión de usuarios: Crear, modificar, administrar y cancelar las cuentas de los usuarios de la Plataforma.

7.3. Gestión de permisos: Gestionar los distintos perfiles de usuario y controlar el acceso a las funcionalidades disponibles para cada uno de ellos.

7.4. Consulta y supervisión de registros: Permitir a los usuarios autorizados por la empresa consultar los registros de jornada y gestionar las incidencias o modificaciones que correspondan.

7.5. Trazabilidad: Registrar determinadas acciones realizadas en la Plataforma para garantizar la integridad, trazabilidad y seguridad de los registros.

7.6. Soporte técnico: Prestar asistencia técnica a la empresa y resolver incidencias relacionadas con el funcionamiento de la Plataforma.

7.7. Seguridad: Prevenir accesos no autorizados, detectar usos indebidos, investigar incidentes de seguridad y proteger la información almacenada.

7.8. Mantenimiento de la Plataforma: Realizar tareas técnicas necesarias para mantener, actualizar y garantizar el funcionamiento de la Plataforma.

7.9. Cumplimiento de obligaciones legales: Atender las obligaciones legales que correspondan a la empresa responsable o a Wit Solutions en relación con los respectivos tratamientos.

Respecto del tratamiento de los datos de los trabajadores para el registro de jornada, la empresa responsable determinará la base jurídica aplicable de acuerdo con la legislación laboral y de protección de datos.

El registro de jornada constituye una obligación legal para el empleador en los términos establecidos por la normativa laboral aplicable.

Wit Solutions, cuando actúe como encargado del tratamiento, no necesita establecer una base jurídica propia para el tratamiento de los datos que realiza por cuenta de la empresa responsable. Su legitimación deriva de las instrucciones recibidas y del contrato de encargo correspondiente.

Para los tratamientos propios de Wit Solutions, como la gestión de la relación contractual con sus clientes, la gestión de usuarios propios, la seguridad de sus sistemas o el cumplimiento de obligaciones legales, se aplicará la base jurídica correspondiente a cada tratamiento.

El acceso a los datos de la Plataforma se configura de acuerdo con los perfiles y permisos establecidos por la empresa responsable.

Los trabajadores tendrán acceso a la información y funcionalidades que correspondan a su propia cuenta, salvo que la empresa haya establecido otras funcionalidades legítimas.

Los administradores podrán acceder a información adicional necesaria para ejercer sus funciones.

Los inspectores podrán acceder a la información correspondiente a las funciones que tengan asignadas.

Los usuarios autorizados deberán utilizar la información exclusivamente para las finalidades relacionadas con sus funciones y respetar las obligaciones de confidencialidad y seguridad aplicables.

Cuando una empresa contrate la Plataforma a través de un revendedor, determinados usuarios autorizados del mismo podrán disponer de acceso a la Plataforma para realizar tareas de administración, configuración o soporte.

El acceso estará limitado a las empresas que tenga asignadas el revendedor y a las funciones autorizadas.

En función de los permisos establecidos, el acceso podrá permitir consultar información de usuarios, trabajadores y registros de jornada.

Dicho acceso no autoriza al revendedor a utilizar la información para fines propios ni a comunicarla a terceros no autorizados.

Los revendedores estarán sujetos a las obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos establecidas contractualmente.

Cuando corresponda, el revendedor tendrá la consideración de subencargado del tratamiento y deberá cumplir las obligaciones establecidas para dicha figura.

Wit Solutions podrá utilizar proveedores tecnológicos necesarios para la prestación del servicio, incluyendo proveedores de alojamiento, infraestructura, seguridad, comunicaciones, mantenimiento y soporte.

Cuando dichos proveedores traten datos personales por cuenta de Wit Solutions o de la empresa responsable, se establecerán las correspondientes garantías contractuales.

Cuando Wit Solutions actúe como encargado y utilice subencargados, estos estarán sujetos a las condiciones establecidas en el correspondiente contrato de encargo y a las obligaciones previstas por la normativa de protección de datos.

Los datos personales podrán ser accesibles, cuando resulte necesario para las finalidades descritas, por:
• La empresa responsable del tratamiento.
• Trabajadores y usuarios autorizados, dentro de los límites de sus permisos.
• Administradores e inspectores autorizados.
• Wit Solutions, en su condición de encargado del tratamiento.
• Personal autorizado de Wit Solutions cuando resulte necesario para la prestación del servicio.
• Revendedores o colaboradores autorizados.
• Proveedores tecnológicos y subencargados.
• Administraciones públicas, autoridades judiciales u organismos competentes cuando exista obligación legal.

Servicio de mapas (OpenStreetMap): La pantalla de Registro semanal muestra en un mapa la ubicación de los fichajes. Las imágenes del mapa se descargan de los servidores de OpenStreetMap, gestionados por la OpenStreetMap Foundation. Al mostrar el mapa, el navegador del usuario envía a dichos servidores su dirección IP, los datos técnicos habituales de cualquier petición web (navegador, idioma) y la zona del mapa que se está visualizando. No se envían a OpenStreetMap los datos del registro de jornada, la identidad del trabajador ni las coordenadas exactas de los fichajes, que se procesan únicamente en el navegador del usuario. Este servicio no instala cookies. El tratamiento que OpenStreetMap realiza de estos datos se rige por su propia política de privacidad.

No se realizarán comunicaciones de datos para fines incompatibles con las finalidades para las que fueron obtenidos.

Wit Solutions procurará que el tratamiento de los datos se realice dentro del Espacio Económico Europeo.

Cuando sea necesario utilizar proveedores que impliquen transferencias internacionales de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo, se adoptarán las garantías previstas por la normativa aplicable.

Estas garantías podrán incluir, cuando corresponda, decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos legalmente reconocidos.

En particular, la comunicación de la dirección IP a los servidores de OpenStreetMap al visualizar el mapa de fichajes (ver apartado 12) puede implicar que dicho dato se trate fuera del Espacio Económico Europeo.

Los datos de registro de jornada se conservarán durante el período establecido por la legislación laboral aplicable y por la empresa responsable del tratamiento.

Cuando Wit Solutions actúe como encargado del tratamiento, conservará los datos durante el tiempo necesario para prestar el servicio y de acuerdo con las instrucciones de la empresa responsable.

Una vez finalizada la relación contractual, los datos serán devueltos, puestos a disposición de la empresa o suprimidos de acuerdo con las instrucciones recibidas y con las obligaciones legales de conservación que resulten aplicables.

Los registros técnicos y de seguridad podrán conservarse durante los plazos necesarios para garantizar la seguridad de la Plataforma y atender posibles responsabilidades legales.

Wit Solutions aplica medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de los datos tratados mediante la Plataforma.

El acceso a los datos de localización asociados a los fichajes estará sujeto a los permisos establecidos para cada perfil de usuario y a las condiciones configuradas por la empresa responsable.

Los datos de localización se tratarán de forma vinculada al correspondiente registro de jornada y no se utilizarán para realizar un seguimiento continuo de la ubicación del trabajador cuando dicha funcionalidad no sea necesaria para la finalidad para la que fueron obtenidos.

Entre otras medidas, podrán aplicarse:
• Autenticación mediante usuario y contraseña.
• Gestión de permisos por perfiles.
• Control de acceso a las empresas.
• Limitación de acceso a los registros de jornada según las funciones autorizadas.
• Protección de las comunicaciones.
• Registro de determinadas operaciones.
• Medidas de protección de la infraestructura.
• Copias de seguridad.
• Medidas de prevención y detección de accesos no autorizados.
• Gestión de incidentes de seguridad.
• Medidas de confidencialidad para el personal y colaboradores autorizados.

Los trabajadores y demás interesados podrán ejercer los derechos reconocidos por la normativa de protección de datos ante la empresa que actúe como responsable del tratamiento, incluyendo, cuando proceda:
• Derecho de acceso.
• Derecho de rectificación.
• Derecho de supresión.
• Derecho a la limitación del tratamiento.
• Derecho de oposición.
• Derecho a la portabilidad.
• Derecho a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados, en los supuestos establecidos legalmente.

Cuando Wit Solutions actúe como encargado del tratamiento, las solicitudes relativas a los datos tratados por cuenta de la empresa serán atendidas de acuerdo con las instrucciones del responsable.

El interesado podrá dirigirse a Wit Solutions a través de:

Correo electrónico: legal@witsolutions.es

Cuando corresponda, Wit Solutions trasladará la solicitud a la empresa responsable o prestará a esta la asistencia necesaria para su gestión.

El interesado que considere que el tratamiento de sus datos personales infringe la normativa aplicable podrá presentar una reclamación ante la autoridad de control competente.

En España, la autoridad de control es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Sin perjuicio de lo anterior, cuando Wit Solutions actúe exclusivamente como encargado del tratamiento, las cuestiones relativas a las finalidades y legitimación del tratamiento deberán dirigirse principalmente a la empresa responsable.

La Plataforma está destinada a la gestión de relaciones laborales y profesionales.

Wit Solutions no dirige sus servicios a menores de edad.

En caso de que una empresa incorpore a la Plataforma datos de una persona menor de edad en el marco de una relación laboral legalmente existente, la empresa responsable deberá garantizar que dicho tratamiento cumple la normativa aplicable.

Wit Solutions podrá modificar la presente Política de Privacidad cuando resulte necesario como consecuencia de cambios legislativos, regulatorios, técnicos o en las funcionalidades de la Plataforma.

La versión actualizada estará disponible en la Plataforma y será aplicable desde su publicación, sin perjuicio de las obligaciones de información que puedan resultar exigibles.

Para cualquier cuestión relacionada con el tratamiento de datos personales o con la presente Política de Privacidad:

Denominación social: Wit Solutions SLU
NIF/CIF: B33598137
Domicilio: Calle Alcalde Francisco Orejas Sierra 8, E-1 Izquierda. 33401 Avilés. Asturias.
Correo electrónico: legal@witsolutions.es